シフト管理の際におさえておくべきポイント-三幸福祉カレッジ

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2019.09.13その他
シフト管理の際におさえておくべきポイント

人手不足が叫ばれて久しい介護業界では採用・定着が最重要事項となっております。

一緒に働く仲間・スタッフにはできるだけ長く、気持ちよく働いてもらいたいものです。勤務希望はもちろん経験年数のバランスなども考慮しながら配置を考えなければなりません。また2019年度からは『年5日有休取得義務』も考慮しなければなりません。

やっとの思いで作成しても、スタッフからは連続勤務や、「あの人ばかり希望の休みをとっている」など、とかく不満の出やすいシフト作成業務。
そこで今回はシフト管理に必要な3つのポイントをご紹介します。

ポイント①寄り添う姿勢

スタッフ全員のシフトをそのまま反映した勤務表を作成してしまうと、夜間や土日祝日など人手が足りなくなることは明らかです。

「人が足りないんだからシフトに入って当たり前」と希望しない日の勤務や残業を強いていると「自分は勤務を埋めるための駒になっている」とモチベーションは下がり、どんどん人が辞めていくことにつながります。

勤務表を提示する前に一言、「この日はシフト入ってくれないと困るんだけど」ではなく「この日1時間でも2時間でも入ってもらえるとすごく助かるんだけど」と譲歩の気持ちで言われたら、余程大事な用事でない限り「少しだけなら・・・」という気持ちが芽生えてきます。

「勤務希望日でない日なんだけど出勤してもらえないか」と声をかけてもらうだけで、例え答えが「ノー」だとしても、「自分の希望は確認してもらえている」「次回はできるだけ協力できるようにしよう」と感じます。

この一手間、「気にしています」の姿勢を見せるだけで受け手の印象は随分変わります。

公平

ポイント②ルール設定

勤務希望を出す際には「今月の土・日・祝日の休みは◯回まで」「月に5日までしか出勤不可をださないようにする」など事前にルール付けしておきます。また勤務希望調査表を早めに提出してもらうとシフト作成しやすくなります。

もちろんスタッフにばかりルールを守らせるのではなく、作成側も「連続勤務は5日まで」「月の希望の50%は通す」などルールが必要です。

特定の仕事を頼みやすい一部のスタッフばかりにシフトを依頼し続けていると、業務と責任が重くのしかかり、心身を病んで退職に繋がってしまうかもしれません。

頼りになる人が抜けた後の新人の補充に従来の職員の手がかかってしまうという悪循環になってしまいます。

誰かスタッフが休む時は自分たちがフォローする。フォローしてもらったスタッフは今度は誰かのフォローをするという全員が協力する体制を作る必要があります。

ルールが明確であれば「あの人ばかり休みの希望が通ってる」「自分の希望は今月も聞いてもらえなかった」などの不満もなくなります。

 

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ポイント③時間と仕事内容に幅をもたせる

介護業界は日勤・夜勤の2交代制が多くみられますが、早番・日勤・遅番・準夜勤・深夜勤など働く時間帯に幅を持たせます。

子育て世代の日勤のみのパートさんも実は早朝なら勤務できるかもしれませんし、この日だったら遅番ができるかも・・・という日があるかもしれません。細かに可能勤務時間を聞きだします。

また事務職で採用したけども、利用者さんと上手くコミュニケーションをとれてるスタッフに食事介助のヘルプをお願いしたり、少し遅番のできそうなスタッフに夜勤の内容を伝えていくなど、時間をかけて経験していくことによって、仕事内容の幅を広げていくのです。

本人にとっても他の業務担当することによって、自分の仕事の重要性や引継ぎ業務の必要性などに気付けるメリットもあります。

ただスタッフにとっては「やることが増えた」とストレスにならないように、「この仕事をAさんがやってくれるようになればBさんも休みが取りやすくなり、その逆もある」など仕事を依頼する前に理解してもらうことが重要です。

できれば採用面接のときから、「いずれは別の仕事もお教えしていきますね」などと、伝えておくことも大切です。

まとめ

matome

スタッフがいてこそサービス提供も可能になります。スタッフを大切にして効率的なシフト管理をしていきましょう。

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